با وجود هزاران گزینه در بازار، انتخاب بهترین سامانه مدیریت آموزشی (سما یا LMS) می­تواند دورنمای گمراه کننده ­ای داشته باشد. متاسفانه راه حلی همگانی وجود ندارد. بنابراین قبل از انتخاب سامانه مدیریت آموزش خود، باید چندین سوال از خودتان بپرسید. بنابر تجربه ­هایمان، این ۹ سوال به شما در انتخاب بهترین سامانه مدیریت آموزشی که جوابگوی نیازهایتان باشد، یاری خواهد کرد.

 

چه محتوایی را باید به دست دانشجویان خود برسانید؟

آیا قرار است دوره آموزش الکترونیکی،  فایل های فلش، پی دی اف ها (کتاب های الکترونیکی)، پاور پوینت و یا فایل های اکسل را شامل شود؟ احتمالا پاسخ شما همه گزینه های بالا و “چیزهای بیشتر” است.  بیشتر سامانه های مدیریت آموزش موجود در بازار، تقریبا قادر به کار کردن با تمامی فرمت­ ها هستند، فکر خوبیست که مطمئن شوید آیا سامانه انتخابی شما توانایی ارسال تمام محتوایی را که برای اجرایش برنامه ریزی کرده­ اید را دارد یا نه.

 

چه استانداردهایی را باید رعایت کنید؟

آیا سامانه مدیریت آموزش شما نیاز به رعایت استانداردهای AICC ، SCORM یا TIN CAN دارد؟ اکنون باید پروتکل­ ها یا قوانینی که قصد دارید از آن ­ها در محتوایتان استفاده کنید را به دقت در نظر بگیرید. سامانه ­های مدیریت آموزشی وجود دارند که هنوز از TIN CAN پشتیبانی نمی ­کنند. همچنین سامانه ­های مدیریتی جدیدتری وجود دارند که فقط بر TIN CAN متمرکزاند و مشکلاتی را برای پروتکل های قدیمی تر AICC و SCORM به­ وجود می ­آورند.

 

به­ دنبال کدام ویژگی­ های برتر هستید؟

لیستی از برترین ویژگی­ های سامانه مدیریت آموزشی که صد در صد برای شما ضروری هستند را تهیه کنید. نیاز به گزارش گیری، فعالیت در شبکه های اجتماعی، ورود یکپارچه، پشتیبانی از تلفن همراه یا چیز های دیگر دارید؟

نکته­ ای که در اینجا مهم است این است که زمان بگذارید و مجموعه­ ای واقع­ گرایانه از نیازمندی ­ها تهیه کنید. آسان است که بخواهید تمام ویژگی­ ها را داشته باشید اما اگر دوربین جستجوی شما محدود و در حد آنچه باشد که واقعا نیاز دارید، کار آسان­تری را برای شکار ویژگی ها خواهید داشت.

 

میزان مهارت مدیران سامانه مدیریت آموزش شما در چه حدی است؟

این سوال در تعیین این که سامانه شما چقدر باید ساده باشد، حیاتی است. اگر قرار است اساتید نا آشنا به تکنولوژی وارد سامانه شوند، دوره ­ها را آپلود کنند و با گزارش ­ها کار کنند، شما باید مطمئن شوید که سامانه مدیریت آموزش به اندازه کافی ساده است تا مدیران بتوانند کارشان را انجام دهند. توجه کنید که سامانه هایی وجود دارند که پشتیبانی مدیریتی ارائه می کنند.

در ذهن داشته ­باشید که بعضی سامانه ­ها، پشتیبانی ارائه می­دهند. در چنین مواردی مطمئن شوید که منظور آن سامانه­ ها از پشتیبانی را فهمیده­ اید و تا چه حدی می­ توانید روی پشتیبانی حساب کنید؛ مخصوصا که پشتیبانی، ساعات محدودی در ماه یا سال خواهد بود. به­ صورت کلی، بهترین حالت این است که فردی مطلع و متخصص که بتواند سامانه را تمام و کمال بشناسد،‌ داشته باشید. تقریبا تمام سامانه ­های مدیریت آموزش موجود در بازار ادعا می کنند که “کاربرپسند” هستند.

واقعیت این است که اگر سامانه را بفهمید، استفاده از آن آسان است اما فهمیدن سامانهی با این عظمت زمان و تلاش می­طلبد.

 

به چه ویژگی­ هایی از گزارش­ دهی نیاز دارید؟

تعیین کنید سامانه شما برای فعالیت به چه نوع گزارش ­هایی نیاز دارد (به طور مثال شرح حال فراگیران در دوره)، هرچند وقت یکبار نیاز به یک گزارش دارید و می­ خواهید گزارش در چه فرمت و قالبی آماده شود.

 

مخاطبان شما چه کسانی هستند؟

 آیا محتوای خود را به کارمندان، همکاران یا مشتریان می ­فرستید؟ به طور مثال اگر مشتریانی دارید که دوره ­ها را خریداری می­ کنند، شما نیاز به یک سامانه مدیریت آموزش با ویژگی ­های تجارت الکترونیکی خواهید داشت. در نظر بگیرید که آیا به صورت داخلی در سازمانتان فعالیت می­ کنید یا اینکه سامانه به روی عموم مردم باز خواهد بود (یا مشتریانی که خریداری می کنند). مدیریت آموزشی در یک محیط کنترل ­شده می­ تواند تجربه به ­نسبت متفاوتی از مدیریت مخاطبین آزاد و کنترل نشده باشد و سامانه ­های مدیریت آموزش مختلف به شیوه ­های متفاوتی با این دو موضوع برخورد می­ کنند.

اگر در حال انتقال از یک سامانه دیگر هستید توجه مخصوصی به اینکه سامانه جدید اجازه وارد کردن جمعی کاربران ثبت­ نام شده را به شما می­دهد یا نه، داشته باشید؛ که اگر بتوان چنین کاری انجام داد، یعنی می­ خواهید که از ثبت نام دوباره کاربران سابق جلوگیری کنید.

 

بودجه شما چقدر است؟

شما نمی­ خواهید وقت خود را با بررسی راه حل­ هایی که خارج از بازه قیمتی شما هستند تلف کنید. زمانی ­که به بودجه فکر می­ کنید هزینه­ کلی را در ذهن داشته باشید نه فقط هزینه راه­ اندازی و هزینه­ های ماهانه. به ­طور مثال اگر در ذهن خود، قصد نصب یک سامانه مدیریت آموزش را دارید مطمئن شوید که هزینه های سرور خودتان را هم حساب کرده­ اید. این هزینه بسته به تعداد کاربرانی که برای سرویس­ دهی مشخص کرده­ اید، می ­تواند مبلغ زیادی شود. اگر به حق ­اشتراک بر اساس کاربر فکر می ­کنید حتما واژگان و اصطلاحات فنی فروشنده را درک کنید. برای نمونه بعضی سامانه­ ها ممکن است قیمت­ گذاری خود را بر اساس مجموع تعداد کاربرانی که به سامانه دسترسی دارند، تعیین کنند در حالی­ که دیگران قیمت­ گذاری را بر اساس دسترسی همزمان کاربران در یک زمان – حداکثر تعداد کاربرانی که همزمان از سامانه استفاده می کنند – انجام می­ دهند.

 

شما سامانه مدیریت آموزش را میزبانی خواهید کرد یا فروشنده این ­کار را برایتان انجام می­ دهد؟

اگر قصد دارید نرم افزار سامانه مدیریت آموزش را خریداری کنید، نیازمند این هستید که نصب، نگه­داری و تهیه نسخه پشتیبان از سامانه را خودتان انجام دهید. راه دیگر این است که از فروشنده بخواهید میزبان سامانه مدیریت آموزش شما باشد تا دردسر های بخش فناوری اطلاعات یا IT را کم کند و از سامانه شما نسخه پشتیبان تهیه کند. البته این امکان درباره هر فروشنده­ ای برای شما میسر نیست؛ بنابراین شاید در موقعیتی قرار بگیرید که عاشق محصول هستید اما از طرح میزبانی راضی نیستید. پس آماده توافق و مصالحه باشید!

 

چهارچوب زمانی شما چیست؟

بعضی متخصصین اظهار می کنند که یک چهارچوب زمانی واقع گرایانه مانند این است:

گردآوری و معین کردن نیازمندی­ ها: ۵ ماه

تحقیق درباره ملزومات فروشنده: ۶ ماه

ملاقات با فروشندگان : ۲ ماه

این زمانبندی ­ها در واقع نسبتا زیاد هستند و احتمالا در عصر سریع ما واقع­ گرایانه به ­نظر نمی ­رسند. بر اساس تجربه ما، اگر در دو مرحله اول عبارت “ماه” را به “هفته” تبدیل کنید، ملموس ­تر می شوند. اما ملاقات با فروشندگان حداقل دو ماه زمان می­برد مخصوصا اگر امکان استفاده­ آزمایشی را داشته باشید.

صحبت از استفاده ­آزمایشی شد، اگر فروشنده آن را ارائه داد شما حتما باید قبول کنید. هیچ چیزی به اندازه قابلیت لمس کردن سامانه با دستان خودتان اطلاعات بیشتری به شما نمی ­دهد.

 

به نظر #شما بهترین سامانه مدیریت آموزشی چه ویژگی هایی دارد!؟ دیدگاه های خود را با ما در میان بگذارید.